viernes, 12 de junio de 2009

OPERACIÓN CERO PAPEL


Si supiera que el mundo se ha de acabar mañana, yo hoy aún plantaría un árbol.
Martin Luther King, Jr.








Hace unos años, con la llegada de las nuevas tecnologías, se predecía la desaparición paulatina del consumo del papel. Sin embargo, la gran facilidad que ha supuesto la impresion en papel utilizando los medios informáticos, no sólo no ha disminuido su utilización, sino que la ha aumentado de forma alarmante.

Las desventajas de una utilización desmesurada y sin control del papel en una empresa son variadas:
  • Imposición de trabajar siempre desde el mismo sitio de trabajo, sin posibilidad de hacerlo desde otros lugares, como por ejemplo, tener la posibilidad de utilizar la opción del teletrabajo.
  • Las tareas de trabajo basados en la utilización del papel genera ineficiencia en el proceso productivo.
  • Necesidad de un gran espacio de almacenamiento. Lo que supone un gasto adicional al tener que utilizar una gran cantidad de tiempo en ordenar y en buscar información.
  • Mayores costes económicos, no sólo generados por compra del papel, sino sobretodo por los gastos de tinta de impresora, más mantenimiento de equipos, embalajes...
  • Grandes costes medioambientales: tala de árboles, reciclado de papel, consumo de agua y de energía eléctrica o más vertidos.
A principios de año, en esta empresa quisimos iniciar un proceso de ahorro de papel. Para ello, lo que hicimos fue reinventar nuestra forma de trabajar, lo que concretamente denominamos

OPERACIÓN CERO PAPEL
  1. Mejoramos las aplicaciones informáticas, de forma que pudíeramos tener de la forma más rápida y cómoda posible cualquier información necesaria para la realización de las tareas, eliminando de esa forma la costumbre de imprimir, ahorrando además tiempo buscando información en nuestro almacén de archivos.
  2. Creamos un sistema de tareas informatizado, utilizando la Base de Datos de Access, que compartimos entre todo/as. De esta manera, tareas como un simple aviso de una llamada telefónica, simplemente se mecanizan y automáticamente aparecen en la pantalla del ordenador de la persona receptora. Ésta y otras tareas similares eran unos de los principales motivos de consumo de papel en nuestro negocio.
  3. Estudiamos de nuevo todos los procedimientos y los readaptamos a una nueva forma de trabajar. Este punto ha sido determinante en la reutilización del papel. En la mayoría de casos no nos damos cuenta que mucho del papel que gastamos sirve más bien de poco.
  4. Nos hemos adaptado a la nueva administración electrónica, consiguiendo, no sólo una disminución en el gasto del papel, sino además un gran ahorro en desplazamientos y colas de espera.
  5. Iniciamos un cambio de mentalidad en nuestros clientes, convenciéndoles en el uso de las nuevas tecnologías. El problema principal que nos surgió fue el desconocimiento que a día de hoy todavía tienen muchas empresas en el uso de la informática. Así que a todos/as aquellos/as que tenían este problema, les enseñamos a utilizar internet y el correo electrónico, en algunos casos incluso, les ayudamos a darse de alta en internet y les creamos la cuenta de correo.
El resultado final ha sido mejor de lo esperado, y ya ha mitad de este año podemos decir, que no sólo hemos reducido costes, algo que viene muy bien en época de crisis, sino que además hemos mejorado nuestra forma de trabajo, simplificando procesos y reduciendo los tiempos de espera para nuestros clientes.

Con esta entrada, lo único que pretendo es ayudar a concienciar a cualquier empresa o trabajador a que adopte medidas para alcanzar un consumo responsable de papel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incrementar los niveles de productividad y conseguir beneficios ambientales como valor añadido. Como veis, hasta las nuevas tecnologías pueden contribuir de manera inequívoca a cumplir tal fin.

3 comentarios:

  1. Buena iniciativa! Yo todavía ando batallando para que utilicen los folios por ambas caras y que lo depositen en la papelera específica en lugar de tirarlo a la convencional...
    Os felicito por vuestra 'operación cero papel'!!

    ResponderEliminar
  2. Hola José,

    enhorabuena por lo que comentas. Poner en marcha un proceso de ese tipo requiere un gran esfuerzo. En una empresa para la que trabajé se tiraban todos los días un par de palés de folios, propuse algunas medidas y no tuvieron el éxito que parece que tú estás teniendo.

    Hay una lectura bastante interesante: Las cinco reglas de la virtualidad (Woolgar, 2005) y una de las reglas hace referencia precisamente al hecho de que "Las tecnologías virtuales son un complemento y no un sustituto de la actividad real". El caso es que si la actividad real necesita del papel, por mucho que queramos habrá que seguir gastando palés de papel en algunos sectores.

    ResponderEliminar
  3. Gracias por vuestros comentarios.

    Es cierto, que posiblemente gastar cero papel es imposible, pero lo que hay que conseguir es gastar sólo el papel necesario, ni más ni menos, porque en muchos casos utilizamos más de lo necesario y lo hacemos de forma descontrolada.

    Nosotros no pretendemos realmente gastar 'cero' papel, pero creo que es una buena iniciativa intentarlo, por lo menos.

    saludos.
    josé carlos

    ResponderEliminar